• Regulamin

1. Postanowienia ogólne

 

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe, zawartej pomiędzy Operatorem a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.
  2. Biuro świadczy usługi finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe na rzecz Klientów, na warunkach określonych w zawartej Umowie, niniejszym Regulaminie , zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
  3. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz do przestrzegania jego postanowień.

2. Definicje

 

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  • Regulaminie– rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe, udostępniony pod adresem ksiegowaxl.pl
  • Operatorze– rozumie się przez firmę HMB SYSTEM ANNA TRUCHAN-BLAUTH, UL. DĄBROWICKA 3, 46-053 DANIEC, NIP 991-014-57-57
  • Kliencie– rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura Rachunkowego osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub spółkę osobową,
  • Umowie– rozumie się przez to umowę o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe zawartą pomiędzy Biurem Rachunkowym, a Klientem
  • Cenniku– rozumie się przez to publikowaną na stronie internetowej ksiegowaxl.pl informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura, która stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe. Zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu,
  • Okresie rozliczeniowym– rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowo-płacowa, ZUS,
  • Dokumencie– rozumie się przez to dokument lub zbiór dokumentów przesłanych do Biura w sposób określony w niniejszym Regulaminie, w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów rachunkowych, podatkowych, kadrowo-płacowych lub ZUS.

 

3. Zakres księgowych usług Biura Rachunkowego

 

  1. W ramach abonamentu, Biuro Rachunkowe świadczy usługi polegające na:
  2. ujmowaniu przekazanych przez Klienta Dokumentów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów,
  3. prowadzeniu Ewidencji zakupów VAT,
  4. wyliczaniu zobowiązań podatkowych z tytułu PIT i VAT, na podstawie dostarczonych przez klienta dokumentów zakupowych i prowadzonej ewidencji dokumentów sprzedażowych,
  5. składaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną,
  6. sporządzaniu rocznych zeznań podatkowych dla podatnika rozliczającego się indywidualnie,
  7. rejestrowaniu i wyrejestrowywaniu pracowników Klienta w ZUS,
  8. sporządzaniu listy płac,
  9. wyliczaniu zobowiązań wobec ZUS,
  10. przekazywaniu do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.
  11. Usługi wykonywane będą przez Biuro na podstawie Dokumentów księgowych oraz kadrowo-płacowych, przekazanych do Biura przez Klienta.
  12. Biuro nie odpowiada za pobieranie podatków i wpłacanie ich na rachunek organów podatkowych, odpowiedzialność za powyższe leży po stronie Klienta.
  13. Biuro nie odpowiada za pobieranie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz ich wpłacanie na właściwe rachunki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiedzialność za powyższe leży po stronie Klienta.
  14. Poza zakresem usług świadczonych przez Biuro pozostają usługi doradztwa podatkowego wykonywanego na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym.
  15. Zakres spraw zleconych Biuru może być ustalony z Klientem na drodze indywidualnych negocjacji.

 

4. Obowiązki Klienta

 

Klient korzystający z usług Biura Rachunkowego zobowiązuje się do:

  1. dostarczenia do Biura rachunkowego wszystkich dokumentów sprzedaży tj. faktur lub rachunków,
  2. rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej,
  3. prowadzenia listy towarów i usług,
  4. prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
  5. obsługi umów zleceń i umów o dzieło,
  6. prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz dostarczania do Biura danych niezbędnych do sporządzenia list płac,
  7. sporządzenie na koniec roku remanentu w formie spisu z natury ilości oraz wyceny tych ilości,
  8. terminowego przekazywania do Biura Rachunkowo kompletnych dokumentów,
  9. zgodnego z rzeczywistością opisania wydatku na dostarczonych dokumentach, a w przypadku zakupów do istniejących w ewidencji środków trwałych, starannego opisu pozwalającego stwierdzić, którego środka trwałego dotyczy zakup oraz charakter wydatku czyli: czy jest to ulepszenie (przebudowa, nadbudowa, odbudowa, modernizacja), czy remont tj. wymiana zepsutego elementu,
  10. składania wszystkich innych deklaracji niż VAT, PIT, ZUS,
  11. założenia konta ZUS PUE i przekazywania Biuru wymaganych danych dotyczących rozliczenia składek,
  12. klient (pracodawca): złożenia w ZUS pełnomocnictwa ZUS-PEL na rzecz pracowników Biura, regulowania swoich zobowiązań.
  13. Klient zobowiązany jest do bezzwłocznego powiadomienia Biura o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej bądź statutowej, mających wpływ na świadczenie Usług.
  14. Klient zobowiązany jest dostarczyć do Biura, w terminie wskazanym przez Biuro, wszelkie dokumenty niezbędne do sporządzenie rocznych zeznań podatkowych, w tym dokumenty dotyczące małżonka, jeśli Klient będzie rozliczał się wspólnie z małżonkiem, oraz inne dokumenty i informacje wymagane do skorzystania przez Klienta z ewentualnych ulg.
  15. Klient zobowiązany jest do przekazywania do Biura wyłącznie Dokumentów, których oryginały są w jego posiadaniu, a ich treść oraz forma jest zgodna z oryginałem. Przekazując Dokumenty do Biura rachunkowego online za pomocą e-mail poprzez skany dokumentów Klient oświadcza, że są one zgodne z oryginałami będącymi w jego posiadaniu.
  16. Klient ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać do Biura rachunkowo wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą.
  17. Dokumenty kosztowe powinny posiadać odpowiednie adnotacje, m. in.: datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Wszelkie uchybienia w tym zakresie podlegają uzupełnieniu przez Klienta w terminie wskazanym przez Biuro rachunkowe .

5. Rejestracja Klienta Biura Rachunkowego

 

  1. Operator świadczy usługi Biura Rachunkowego za pomocą sieci Internet.
  2. Klient po zarejestrowaniu się na stronie internetowej ksiegowxl.pl wybiera usługi Biura Rachunkowego.
  3. Rejestracja w Serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy o świadczeniu usług księgowych przez Biuro Rachunkowe.
  4. Klient ma obowiązek wprowadzania danych zgodnych ze stanem faktycznym i prawnym. Aby zapewnić prawidłowe rozliczenia pomiędzy Klientem a Operatorem, ten pierwszy obowiązany jest podać zgodne z prawdą następujące dane: imię, nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, adres siedziby firmy (ulicę, numer, kod, miejscowość), NIP, adres poczty elektronicznej (e-mail). W przypadku zmiany jakiejkolwiek z danych,, Klient obowiązany jest do niezwłocznego wprowadzenia zmian w swoim profilu administracyjnym.

6. Okres świadczenia usługi i zawarcie Umowy

 

  1. Po rejestracji w Serwisie i wprowadzeniu przez Klienta danych, zgodnie z pkt. 6.2.1, oraz ustaleniu przez Klienta, od którego okresu rozliczeniowego umowa obowiązuje, oraz dokonaniu wyboru sposobu przekazywania dokumentów do Biura, jest przesyłany wzór „Umowy o świadczeniu usług księgowych” - po akceptacji umowy przez  Klienta może zostać podpisana przez obie strony.
  2. Biuro wysyła Klientowi umowę w uzgodnionej treści w dwóch egzemplarzach, wraz z Regulaminem korzystania z usług Biura Rachunkowego, na jego adres korespondencyjny, w celu ich podpisania. Do umowy są załączone upoważnienia do reprezentacji Klienta przez Biuro przed urzędem skarbowym, ZUS i innymi urzędami w zakresie, jaki obejmuje umowa.
  3. Umowa wchodzi w życie w momencie jej otrzymania przez Biuro, czyli po jej podpisaniu i odesłaniu na adres Biura.
  4. Podczas zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej przez Klienta, Biuro Rachunkowe nie pobiera opłat za okres w którym firma była zawieszona.

7. Przekazywanie dokumentów do Biura Rachunkowego

Terminy przekazywania dokumentów.

Zakres prac

Dokumenty

Termin dostarczenia

Prowadzenie KPIR i rejestrów VAT.

Komplet dokumentów wykazujących poniesione koszty. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania, opis przeznaczenia pozycji na fakturze, oraz inne opisy
niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego.

Do 7-go następnego miesiąca.

Ewidencja środków trwałych i wyposażenia.

Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego.

Do 7-go następnego miesiąca.

Akta osobowe.

Kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenie, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty.

Przed rozpoczęciem okresu zatrudnienia.

Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS.

Kwestionariusz osobowy

Do 3 dni od podpisania umowy o prace.

Sporządzanie list płac.

Listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność.

7 dni roboczych przed dniem naliczania wynagrodzeń.

Zmiany w zakresie podlegania ubezpieczeniom ZUS (zwłaszcza chorobowemu).

Pisemne oświadczenie klienta lub e-mail.

5 dni roboczych przed dniem zajścia zmiany.

Rozliczenie składek ZUS.

Informacja o stanie konta płatnika składek na dzień 31 grudnia każdego roku (wydana na wniosek RD3).

31 styczeń roku następnego.

  1. Klient może przekazać dokumenty do Biur Rachunkowego poprzez:
  2. Wysłanie dokumentów w formie elektronicznej na e-mail: kontakt@ksiegowaxl.pl lub dokumenty@ksiegowaxl.pl poprzez skany oryginalnych dokumentów
  3. Wysłanie dokumentów kurierem InPost
  4. Dostarczenie dokumentów do Biuro Rachunkowego osobiście lub do skrzynki na dokumenty stojącej przed siedzibą biura Rachunkowo.
  5. Za datę przekazania dokumentów osobiści lub przez kuriera przyjmuje się datę nadania przesyłki. Za datę przekazania dokumentów elektronicznie poprzez e-mail przyjmuje się datę zapisaną w historii poczty elektronicznej. W przypadku informacji przekazywanych e-mailem, za datę wpływu przyjmuje się datę otrzymania e-maila przez Biuro Rachunkowe.
  6. Przekazanie dokumentów po terminie, wiąże się z naliczeniem przez Biuro Rachunkowe zgodnie z Cennikiem.
  7. Po wpłynięciu do Biura dokumentów przesłanych ścieżką . Biuro niezwłocznie przesyła do Klienta informację o dacie wpłynięcia i ilości otrzymanych kartek dokumentów.
  8. Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest: siedziba Biura – jeżeli Klient przekazuje do Biura oryginały dokumentów, siedziba Klienta – Jeżeli Klient przekazuje do Biura kopie, skany, zdjęcia dokumentów.
  9. Po zamknięciu roku podatkowego dokumenty wysyłane na adres wskazany przez Klienta przesyłką kurierską, na koszt Klienta. Od momentu wysłania dokumentacji, Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą.

8. Odpowiedzialność Biura Rachunkowego

 

  1. Biuro zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu zlecenia oraz do postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US.
  2. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Klienta Biuro ma obowiązek poinformować Klienta co najmniej 2 dni przed terminem płatności, pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów wymienionych w niniejszym regulaminie.
  3. Biuro bierze na siebie odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów.
  4. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.
  5. Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Biuro zostało zawieszone ze względu na nierealizowanie przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura , Biuro nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody.
  6. Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej, z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywał przez cały czas trwania umowy.
  7. Biuro ponosi odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z realizacją zawartej umowy, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z zawieszeniem przez Biuro realizacji zawartej umowy , w związku z nierealizowaniem przez Klienta jego zobowiązań płatniczych wobec Biura.
  8. Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed zawarcia umowy, wymaga to dodatkowego uzgodnienia między stronami.
  9. Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczone przez Klienta dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową.

9. Okres trwania, zawieszenie  wykonywania usług księgowych oraz rozwiązanie umowy.

 

  1. W przypadku niezapłacenia przez Klienta wynagrodzenia za usługi księgowe w terminie, o którym mowa, Biuro mailowo wezwie Klienta do wykonania płatności niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia.
  2. W przypadku niezapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie określonym w wezwaniu przekazanym Biuro uprawnione jest do zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Klienta do momentu zaksięgowania na rachunku bankowym Biura należnego wynagrodzenia.
  3. W okresie zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Klienta, Biuro nie wykonuje na rzecz Klienta Usług , ani żadnych innych usług ustalonych w indywidualnej umowie z Klientem. Biuro zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zawieszenia wykonywania Usług.
  4. Jeśli Klient nie zapłaci zaległego wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym Biuro zawiesiło wykonywanie usług na rzecz Klienta, Operator uprawniony jest do natychmiastowego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Biuro może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia przez Klienta Biura obowiązków wynikających z Umowy
  5. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
  6. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

 

10. Wynagrodzenie za usługę

 

  1. Wynagrodzenie za Usługi świadczone przez Biuro pobierane jest zgodnie z Cennikiem zamieszczonym w Serwisie.
  2. Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianych faktur VAT. Faktury wystawiane są ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca.
  3. Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem e-mail .
  4. 1Oryginał faktury pozostaje w Biurze rachunkowe do zaksięgowania, chyba że Klient przyjął formę przechowywania dokumentacji księgowej u siebie, wtedy faktura zostaje mu wysłana.
  5. Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Biuro jest zawarta umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność nawet w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze.
  6. Wynagrodzenie z tytułu umowy jest płatne do 10 dnia kolejnego miesiąca na rachunek Biura Rachunkowego wskazany w fakturze. Niezapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych.
  7. Klient ponosi w całości koszty opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, w związku ze świadczeniem usług finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, oraz innych opłat skarbowych, administracyjnych, publicznoprawnych i sądowych. W następstwie indywidualnych ustaleń Biuro może dokonać zapłaty tych opłat za Klienta, a następnie obciążyć go z tego tytułu.

11. Komunikacja

 

Komunikacja z księgowym odbywa się e-mailem lub telefoniczne.

Aktualny e-mail Klienta musi być wpisany przez niego w „Danych Firmy”  podczas rejestracji na stronie ksiegowaxl.pl.

12. Rozwiązanie umowy

 

  1. Umowę współpracy każda ze stron może rozwiązać z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
  2. Biuro Rachunkowe jest uprawnione do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku jeśli Klient nie zapłaci zaległego wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym Biuro zawiesiło wykonywanie usług na rzecz Klienta, Operator uprawniony jest do natychmiastowego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia
  3. Rozwiązanie umowy wymaga formy pisemnej. Brak pisemnego wypowiedzenia upoważnia Biuro do wystawienia faktury zgodnie z umową za dany okres rozliczeniowy.
  4. Po rozwiązaniu umowy Biuro odsyła dokumenty Klienta w ciągu 1 miesiąca przesyłką kurierska na koszt Klienta, na adres korespondencyjny wskazany przez Klienta. W razie nieodebrania przesyłki Biuro nie ponosi odpowiedzialności za dokumenty Klienta.
  5. Postanowienia końcowe
  6. Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, o których informuje Klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmieniony Regulamin umieszczany jest na stronie internetowej ksiegowaxl.pl z adnotacją, od kiedy obowiązuje.
  7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.